Nun haben Sie also beim Aufräumen Ihres Posteingangs eine Leidenschaft für das ordentliche Ablegen von E-Mails entwickelt. Wozu führt das? Zu mehr Zufriedenheit durch sprechende Betreffzeilen!
Die Zusammenfassung für Leseungeduldige:
- Das Gleichnis von der Vorratskammer: Mails sind wie Marmeladengläser
- Aussagekräftige Betreffzeilen: gut für Alle
- Sprechende Dateinamen: die Königsdisziplin
Das Gleichnis von der Vorratskammer
Ihr Maileingang ist wie Ihre Vorratskammer. Stellen Sie sich vor, Sie müssten diese Kammer aufräumen. Sie sehen Dutzenden von Gläsern und Dosen vor sich, die meisten ganz ohne Etikett, viele mit Etiketten mit unkompletten Informationen wie „1998“ oder „selbstgemacht“, nur ein Glas hat ein Etikett: „Brombeergelee“. (Ich habe das mit einem Bild meines eigenen Marmeladenregals illustriert.) Welches Glas machen Sie voller Vorfreude auf? Welche Gläser werfen Sie weg? Ganz genauso ist es mit Mails: Ohne Etikett landen sie schnell mal im Mülleimer.
Aussagekräftige Betreffzeile hilft allen
Ich selbst schreibe bei den Betreffzeilen der Mails, mit denen ich Rechnungen verschicke, immer „Rechnung“ gefolgt von der Rechnungsnummer. Meine Kunden wissen, was sie erwartet, und die Mail inklusive der Rechnung kann auch später noch problemlos gefunden werden.
Nehme ich erstmals Kontakt auf, schreibe ich so etwas wie „Anfrage wegen möglicher Zusammenarbeit“ oder, ganz ausgebufft: “Kontaktaufnahme”; Sie können auch auf ein eventuell vorhergehendes Gespräch Bezug nehmen, etwa “Unser Gespräch auf der Messe X in Y”. Auftragsnummer, Rechnungsnummer, Projektname, irgendwas geht eigentlich immer. Je öfter Sie das machen, desto leichter geht es Ihnen von der Hand.
Es muss keine gehobene Literatur sein, aber ein klarer Hinweis darauf, was mich in der Mail erwartet, freut mich immer sehr. Bei meinen eigenen E-Mails mache ich mir NATÜRLICH immer Gedanken, ob der Betreff vielleicht blöd klingt. Gerade ich sollte doch die perfekte Betreffzeile verfassen können, schließlich lasse ich mich dafür bezahlen!
Aber versetzen Sie sich mal in die Lage meines Gegenübers … nein Moment, Sie sind ja mein Gegenüber! Also gut, ist es Ihnen wichtig, eine Mail mit einem makellos geschriebenen Betreff zu bekommen? Einer „Überschrift“, die Völker bewegt und die Zeiten überdauert? Oder reicht es Ihnen, auf Anhieb zu wissen, um was es in der Mail geht?
Eine klare Ansage von Anfang an ist beispielsweise für die Empfänger Ihrer Mails wichtig, die Inbox Zero praktizieren. Falls sie das nicht tun, dürfen Sie ihnen gerne meinen Inbox-Zero-Artikel empfehlen.
Es gibt übrigens auch kein Gesetz, das Ihnen verbietet, beim Antworten auf Mails den Betreff zu bearbeiten. Sie müssen also nicht hin- und her mailen, bis im Betreff, den der erste Absender nicht ausgefüllt hat, nur noch „Aw: Aw: Aw: Aw: Re: Wg: Aw: Aw: Aw:“ steht. Löschen Sie dieses Buchstabenmassaker beherzt und ersetzen Sie es durch einen besseren Betreff, etwa “Text Landing Page Spenglerei Schmidt”.
Sprechende Dateinamen – auch beim Anhang
Bonuspunkte gibt es für alle, die ihren Mails nicht nur einen aussagekräftigen Betreff verpassen, sondern auch eventuellen Anhängen einen sprechenden Dateinamen geben. Wenn ich also meine Rechnung mit der Rechnungsnummer ap-XYZ-2015-01 im Betreff erwähne, dann darf die Datei auch durchaus so heißen.
Profitipp: Eingescannte Dokumente kann man übrigens auch umbenennen, die muss man nicht als „Dokument 3049(2).pdf“ verschicken.
Und mein letzter Rat: Speichern Sie Mailanhänge am besten direkt in dem (ordentlich benannten) Ordner, in den die Datei auch gehört.
Wozu das Ganze?
Laut einem Whitepaper von Brother USA, ein Unternehmen, dessen Produktpalette im Bereich Labelling natürlich von Ordnung/Unordnung lebt, verbringen Vollzeitbeschäftigte in den USA wöchentlich eine Stunde damit, nach Dateien und Gegenständen zu suchen. Abgesehen von der finanziellen Komponente – verlorene Arbeitszeit ist verlorenes Geld – bedeutet das auch unnötigen Stress.
Wenn ich solchen Stress vermeiden kann, ob für mich oder meine Mitarbeiter, meine Kunden oder Geschäftspartner, dann sollte ich das auch tun, finde ich.
Und jetzt bin ich gespannt: Wie halten Sie es mit den Namen von Mails, von Dateien und Ordnern? Sagen Sie es mir in den Kommentaren!