Es geht vermutlich vielen Freiberuflern so: Man setzt sich morgens voller Motivation an den Schreibtisch, aber schon bei der ersten Aufgabe des Tages, dem Durchsehen der E-Mails, verliert man sich in den vielen Mails und Newslettern, die einem so in den Posteingang geschwemmt werden. Ich bin ein großer Fan von „Inbox Zero“, also einem ganz leeren oder zumindest möglichst leeren Posteingang.

Bei mir war es zuletzt so, dass ich die ersten zwei Stunden meines Arbeitstages damit verbracht habe, Mails zu beantworten, abzulegen oder zu löschen. Was ich während der Zeit alles hätte arbeiten können! Die Mails nicht zumindest zu kontrollieren ist aber auch kein Ausweg. Als Freelancer muss ich jederzeit schnell auf Anfragen reagieren, ob sie nun von bestehenden oder potenziellen Kunden kommen.

Schritt 1: Das Problem identifizieren

Woran lag es? Ich habe meine E-Mail-Adresse schon so lange, dass ich sie für alles verwendet habe: private Mails, Newsletter, Gewinnspiele und so weiter. Das war früher praktisch, jetzt hat es sich aber zu einem echten Problem ausgewachsen.

Die allerschnellste Lösung wäre, alles zu löschen. Das ist aber nicht die beste Methode, manche Mails sind einfach wichtig. Man wirft ja auch nicht restlos alle Briefe ungeöffnet direkt weg. Der komplett leere Posteingang ist ja auch nicht das eigentliche Ziel. Mir ging es darum, morgens weniger Zeit für (meist für meine Arbeit unwichtige) Mails aufwenden zu müssen.

Schritt 2: Eine Lösung finden

Meine Lösung: Ich habe mir zusätzliche E-Mail-Adressen angelegt. Revolutionärer Ansatz, ich weiß.

Das ging extrem einfach, weil ich meine Seiten bekanntlich bei einem neuen Hoster liegen habe, und ich da ganz einfach E-Mail-Adressen anlegen und verwalten kann. Falls Sie keine Internetseite haben, bzw. selbst nicht den entsprechenden Zugriff darauf haben, müssen Sie sich mit Ihrem Provider in Verbindung setzen oder im Extremfall kostenlose E-Mail-Anbieter nutzen.

Ich habe jetzt kontakt@alexandrapreis.de  als „offizielle“ Adresse, für alles was mit meiner beruflichen Tätigkeit und der Seite www.alexandrapreis.de zu tun hat, daneben kontakt@aproposgarnix.de für alle Angelegenheiten rund um apropos garnix. Ich habe auch eigene Adressen speziell für Paypal, alle meine abonnierten Newsletter und alle anderen Mails. Die Übersicht verliere ich deswegen nicht, weil alle meine E-Mails in meinem Outlook-Posteingang eingehen.

Natürlich habe ich mehrere Stunden für das Anlegen der Mails und die Adressänderung bei den vielen Newslettern gebraucht. Das war aber schlau investierte Zeit, denn jetzt muss ich morgens meist nur noch fünf bis zehn E-Mails durchsehen.

Schritt 3: Aktionen festlegen

Auf diese wenigen E-Mails kann ich dann intensiver eingehen: Sind sie für mich interessant und wichtig, etwa weil darin zu guten Inhalten verlinkt wird? Dann bookmarke ich den Link im Browser und lösche die E-Mail oder verschiebe sie in den entsprechenden Ordner. Ist es eine Anfrage? Die wird möglichst sofort beantwortet und ebenfalls in den passenden Ordner verschoben. Geht es um einen Termin? Dann trage ich das sofort in den Kalender ein, mit rechtzeitiger Erinnerung. Ist es ein Newsletter, der lieber an die andere Adresse geschickt werden soll? Dann nehme ich sofort eine Adressänderung vor und bestelle die Lieferung an die alte Adresse ab.

Nicht jeden Tag erreiche ich das Ziel „Inbox Zero“ perfekt, manchmal muss eine Mail einfach bis zum Abend oder zum nächsten Tag stehen bleiben. Aber ich achte darauf, dass ich im Posteingang nicht scrollen muss. So bleibt die Übersicht gewahrt, nichts wird vergessen oder nicht bearbeitet, nur weil ich es buchstäblich nicht mehr auf dem Bildschirm habe.

Dank einer einmaligen Investition von anfänglich etwa fünf Stunden – den einen oder anderen Newsletter kann ich im laufenden Betrieb in Minutenschnelle ab-/umbestellen – habe ich jeden Morgen bis zu eineinhalb Stunden mehr Zeit.

Bestimmt ist mein System nicht perfekt, und bestimmt werde ich das mit der Zeit anpassen und abändern, aber es hat mein spezielles Problem – zu viele Mails, die für meine Arbeit irrelevant sind – gelöst und funktioniert für mich ganz ausgezeichnet.

Eventuell haben Sie ein anderes Posteingangs-Problem und brauchen eine andere Lösung. Anregungen finden Sie hier:

förderland: Inbox Zero: Wie man den Posteingang auf Null bringt

slideshare: Das Inbox-Zero-Prinzip

selbst-management.biz: Mit diesen 4 Regeln zu Inbox Zero

Lifehack: The Ultimate Way to get to Inbox Zero

Mashable: 5 Tricks to Finally Achieve Inbox Zero