Im vorigen Beitrag habe ich erklärt, wie ich meinen Posteingang übersichtlich halte. Nach dem alten Politikermotto „Es wurde schon alles gesagt, aber noch nicht von mir“ will ich aber noch ein paar Punkte ansprechen, die ich für wichtig halte. Der Posteingang ist nämlich nicht das Maß aller Dinge.
Jetzt neu! Mein Service für die Leser: Kurze Zusammenfassung, damit Sie schon vorher wissen, was Sie erwartet!
- Inbox Zero – muss mein Posteingang wirklich immer völlig leer sein? (Nein.)
- Wohin mit den Mails? (In viele Ordner oder in wenige. Wie Sie wollen.)
- Was mache ich mit der gewonnenen Zeit? (Diesen Blogbeitrag kommentieren.)
Muss es wirklich „Zero“ sein?
Inbox Zero bedeutet, dass der Posteingang völlig leer ist, und so muss es auch sein. Oder nicht? Merlin Mann, der „Erfinder“ von Inbox Zero, sagt selbst:
“It’s about how to reclaim your email, your attention, and your life. That “zero?” It’s not how many messages are in your inbox–it’s how much of your own brain is in that inbox. Especially when you don’t want it to be. That’s it.”
Es geht also nicht um einen komplett leeren Posteingang, sondern darum, dass man nicht unnötig Hirnschmalz für die Bewältigung verschwendet.
Mir reicht es, wenn ich alle Mails im Posteingang sehen kann, ohne nach unten scrollen zu müssen oder mich zu den nächsten 50 Mails weiterzuklicken. Was ich nicht direkt vor Augen habe, vergesse ich leicht; das ist wie bei den Suchergebnissen von Google – wer macht sich schon die Mühe, sich auf die zweite Seite weiterzuklicken? Ich jedenfalls nicht. Bei Google nicht, bei Mails auch nicht.
Was mache ich nun mit meinen Mails?
Meiner Meinung nach ist Inbox Zero, wie streng oder lax Sie das nun auslegen, nur der erste Schritt zu einem guten Mailmanagement. Mindestens genauso wichtig wie der Eingangsordner sind für mich die Ordner, in die ich die eingegangenen Mails verschiebe.
Manche schwören darauf, alle bearbeiteten E-Mail einfach in einen einzigen Ordner zu verschieben. Ein im letzten Beitrag verlinkter Artikel findet, „drei Ablage-Ordner sind genug“, nämlich Aktion, Warten und Archiv.
Kann man machen. Ich jedenfalls mag das nicht, deswegen lege ich für alle meine Kunden einen eigenen Ordner an und die einzelnen Projekte bekommen ihre eigenen Unterordner. Da hinein schiebe ich auch die Mails, die ich selbst geschickt habe. So kann ich jederzeit alles lückenlos nachvollziehen.
Ehrlich gesagt bin ich mir auch gar nicht sicher, dass ich Mails bearbeiten würde, wenn ich sie schon in einen Ordner verschoben habe, auch wenn der „Bearbeiten“ heißt. Mein Ziel für mein Inbox (Halb-)Zero ist es ja, dass ich die Mails nicht aus dem Auge verliere. Ich bin mir ziemlich sicher, dass aber genau das passiert, wenn ich sie nicht erst bearbeite, sondern erst verschiebe und dann bearbeite. Manchmal hilft es eben, die eigenen Schwächen zu kennen!
Falls Sie Ihre Mails wie ich in multiplen Ordnern ablegen, hilft eine aussagekräftige Betreffzeile übrigens sehr, wenn Sie nach etwas suchen. Falls Ihre Geschäftspartner, Kunden etc. ebenfalls Inbox Zero praktizieren, minimiert ein sprechender Betreff die Gefahr, dass Ihre E-Mail ungelesen gelöscht wird.
Wie halten Sie das mit Inbox Zero? Haben Sie ein System gefunden, das für Sie funktioniert? Sagen Sie es mir in den Kommentaren.